Een offerte schrijven met AI, zonder dat hij klinkt als een robot

Je vraagt ChatGPT om een offerte. Hij is netjes. Hij is compleet. En je herkent er geen woord van jezelf in.

Dus ga je hem herschrijven. Zin voor zin. Na een half uur heb je je eigen offerte weer, maar met meer moeite dan wanneer je hem gewoon zelf had getypt.

Dat ligt niet aan jou. Het ligt aan wat je AI vertelt voordat hij begint. Hieronder lees je wat hij van je moet weten, hoe je opdracht eruitziet en wat je terugkrijgt.

Waarom je offerte klinkt als iedereen

ChatGPT en Claude zijn programma's waar je in gewone taal mee praat. Ze weten niets over jou. Niet wat je verkoopt. Niet aan wie. Niet hoe jij een klant aanspreekt.

Vraag je om "een offerte voor een nieuwe website", dan krijg je het gemiddelde van alle offertes die er ooit geschreven zijn. Netjes. En van niemand.

Zie het als een nieuwe medewerker op zijn eerste dag. Hij is slim en hij typt snel. Zet je hem zonder uitleg achter je bureau, dan schrijft hij iets dat eruitziet als een offerte. Maar hij weet niet wie jij bent.

Dat kost je meer dan tijd. Een klant die drie offertes naast elkaar legt, kiest zelden de offerte die klinkt als de andere twee.

Wat AI van je moet weten voordat hij begint

Je vertelt het één keer. Daarna plak je het boven elke vraag.

1. Wie je klant is, in één zin. Bijvoorbeeld: "eigenaren van een kapsalon met twee tot vijf stoelen".
2. Wat je verkoopt en hoe je prijs is opgebouwd. Per uur, per pakket of per klus.
3. Hoe je praat. Zeg je je of u? Schrijf je korte zinnen of lange?
4. Vijf woorden die je nooit gebruikt. Bijvoorbeeld "ontzorgen", "synergie" of "naadloos".
5. Een oude offerte die je goed vond. Plak hem er gewoon bij.

Dat laatste doet het meeste werk. Eén voorbeeld zegt meer dan tien regels uitleg.

Begin bij je aantekeningen, niet bij een leeg scherm

Bijna iedereen begint bij een leeg scherm. Begin bij wat je al hebt. Het briefje dat je tijdens het gesprek schreef. De memo die je in de auto insprak. De mail van de klant met zijn vraag erin.

Dat is je grondstof. Jij levert de inhoud. AI maakt er een offerte van.

Zo ziet je opdracht eruit

Kopieer dit en vul het in:

Je schrijft een offerte namens mij.

Over mij: [je vijf regels van hierboven]

Een offerte die ik goed vond: [plak een oude offerte]

Het gesprek met deze klant: [je aantekeningen of je memo, gewoon zoals ze zijn]

Wat de klant wil: [in één zin]

Schrijf de offerte in mijn toon. Gebruik geen woorden van mijn verbodslijst.
Zet de prijs onderaan, met wat erbij zit en wat niet.

Lees wat terugkomt hardop. Struikel je over een zin, dan zou jij hem niet zo zeggen. Zeg dat dan ook: "Deze zin klinkt niet als mij, maak hem korter." Na twee of drie rondes staat hij.

Wat je terugkrijgt

Een offerte die klinkt als jij. Je schaaft er nog aan, maar je begint niet meer bij nul.

En de volgende keer gaat het sneller. Je vijf regels heb je al. Je voorbeeld ook. Je plakt alleen het nieuwe gesprek erbij.

Maak er een skill van

Staat de offerte zoals jij hem wilt? Bewaar dan niet alleen de offerte. Bewaar ook hoe je er kwam.

In Claude kun je daar een skill van maken. Een skill is een vaste werkinstructie die Claude zelf pakt als je erom vraagt. Je zegt na een goede offerte: "Maak hier een skill van, zodat je mijn offertes voortaan zo schrijft." Claude zet je vijf regels, je voorbeeld en je verbeteringen erin.

De volgende keer typ je alleen: "Schrijf een offerte voor klant A." Je plakt je aantekeningen erbij. De rest weet hij al.

Werk je met ChatGPT, dan zet je hetzelfde in een project. Je regels en je voorbeeld worden dan de vaste instructie van dat project.

Mag de naam van je klant erin?

De woorden van je klant mogen erin. De persoon niet. Schrijf "klant A" en zet de naam er zelf in als de offerte klaar is.

Zet ook in de instellingen van ChatGPT of Claude uit dat je gesprekken gebruikt worden om het programma te trainen. Dat zijn twee klikken.

Je hoeft hier niet technisch voor te zijn

Kun je een mail kopiëren en plakken, dan kun je dit. De gratis versie van ChatGPT of Claude is genoeg om te beginnen.

Wil je dat je AI dit voortaan zelf weet?

Plakken werkt. Maar het kan ook zonder. In Cursus je AI inwerken werk je je AI in met 9 documenten over jou, je klant en je aanbod. Daarna kent hij je toon en hoef je niets meer te plakken. Dat doe je in je eigen tempo, of in 4 weken met mij erbij in een groep van maximaal 8.

Wil je eerst leren hoe je een betere opdracht schrijft, dan helpt de gratis Prompt Bouwer. Je typt in gewone taal wat je wilt en je krijgt de opdracht terug waarmee AI het wel snapt.